Veranderingen is een onderwerp waar wij dagelijks mee bezig zijn, omdat wij nieuwe software in de apotheek implementeren. We merken dat veranderingen altijd een beetje spannend zijn. Om deze reden zijn we er eens goed ingedoken: waar komt dit spannende gevoel vandaan? Wat kunnen we doen om hierin te ondersteunen? En hoe kunnen we er voor zorgen dat de verandering toch succesvol is en ook als prettig wordt ervaren.

Niet alleen in de apotheek, maar bij alle organisaties vinden mensen veranderingen lastig. Om het goed te begrijpen stuitte ik op het boek ‘Neuroscience for Organizational Change’. Hier wordt dieper ingegaan op neurowetenschap in organisaties. Hierin wordt al snel duidelijk dat onze hersenen simpelweg niet lekker gaan op veranderingen. Dat hebben ze eigenlijk ook nooit gedaan. Het kost de hersenen meer energie om te veranderen, dan de routine te volgen.

Interessant is ook dat hersenen een nieuwigheid prima vinden. Dat vinden hersenen leuk en maakt ze zelfs scherp. Maar een omgeving die steeds sneller verandert, is niet prettig. Zeker niet als mensen zelf niet direct invloed hebben op de verandering. Deze veranderingen voelen we zelfs als een ware bedreiging. Dit geldt natuurlijk ook in de apotheek. Al jaren hebben we te maken met het preferentiebeleid, dat elk jaar weer aangescherpt en veranderd wordt. Momenteel hebben de nazendingen echt een piek bereikt, die ook zeker voorlopig niet voorbij is. En dan hebben we het nog niet eens over het personeelstekort waar bijna elke apotheek mee te maken heeft en de agressie aan de balie.

Het voelen van bedreiging heeft alles te maken met de cortex praefrontalis. Dit is een gebied in onze hersenen, gelegen in het voorste gedeelte van de frontale kwabben vóór de motorische schors. Bij een zogenoemde bedreiging stroomt het bloed naar dit gedeelte van de hersenen. Waardoor er onvoldoende zuurstof is om helder na te denken, beslissingen te maken en emoties te beheersen. Het gedrag wat mensen dan tonen is vergelijkbaar met die van een puber. Dit wordt nog erger wanneer er sprake is van onduidelijkheid, dubbelzinnigheid of tegenstrijdige informatie. Mensen willen liever duidelijk slecht nieuws, dan een vage boodschap. Dit is direct een wijze les voor managers: men denkt vaak dat met een beetje duwen de weerstand wel verminderd en mensen wel mee gaan werken. Echter: niks is minder waar. Medewerkers gaan zich bedreigd voelen en daardoor minder helder denken en dus slechter presteren.

We kennen Dopamine in geneesmiddelen voor o.a. Parkinson en rusteloze benen. Te noemen: Levodopa en Pramipexol.  Dopamine is een natuurlijke  stof in de hersenen die er voor zorgt dat mensen bevrediging ervaren, zich positiever voelen en meer focus krijgen. Dus het is belangrijk om dopamine de stimuleren.

Er zijn natuurlijk talloze tips om een team mee te nemen in verandering. Belangrijk is vooral dat jij achter de boodschap staat en goed kan uitleggen waarom jij de verandering wilt. Daarnaast biedt succes uit het verleden hulp voor de toekomst. Een positief startpunt is altijd om terug te kijken naar successen uit het verleden. Je kan een team vragen waar zij nou trots op zijn. Dit geeft een goed gevoel. Daarbij helpen onderstaande tips je zeker!

• Een handige tip is om veranderingen als een project te benaderen. Teams werken gemakkelijker mee aan een verandering met een aantrekkelijk plan dan via een wat abstracte visie. Kom op tijd met duidelijke doelstellingen, concrete stappen en een meetbaar eindresultaat.
• Vanaf de start van een nieuw project is het handig om een team mee te nemen. Dus leg hen uit waar de pijn zit en waarom een verandering nodig is. Dit kan voor jezelf soms heel logisch zijn. Maar voor het team echt een blinde vlek of nog nooit opgemerkt. Het is goed om je dit te realiseren.
• Iedereen vindt het fijn om te weten waar ze dan naar toe werken: het perspectief.
• Zoals gezegd is het dus heel belangrijk dat iedereen precies weet wat er van hen verwacht wordt. Maar het is ook prettig dat het team weet wat ze van de manager kunnen verwachten. Zorg dus voor een goede rolverdeling.
• Daarop volgend kan je in kleine stapjes opdrachten geven, die van eenvoudig naar steeds lastiger gaan. Stel dus korte termijn doelen, om uiteindelijk het einddoel te behalen.

• Veel mensen nemen de energie van de leidinggevende over. Als deze negatief of chagrijnig is, komt de boodschap niet over. Andersom geldt dit natuurlijk ook. Positieve vibes worden ook snel opgepikt!
• Toon waardering naar het team. Waardering zorgt voor enthousiasme en intrinsieke motivatie om doelen te halen;
• Geef ruimte voor eigen inzichten. Neem je team mee in de uitdagingen die te wachten staan en vraag hen hoe zij dit zouden oplossingen. Dikke kans dat de oplossing die jij bedacht hebt ook vanuit het team komt. Draagvlak gegarandeerd!
• Hierop volgend is een goede tip om letterlijk een beetje ruimte te geven. De beste ideeën ontstaan toch echt tijdens een goede wandeling of juist onder de douche.

• Dit kunnen we niet genoeg benadrukken. Probeer te allen tijde goed te luisteren naar je team. Ook al ligt de verleiding op de loer om meer te zenden dan te ontvangen.
• Luisteren klinkt logisch, maar is in de praktijk bij veel mensen een enorme uitdaging. Dus daag jezelf uit om echt te luisteren en niet te snel antwoord te geven op vragen.
• Vaak heeft het team echt goede input. Dus sla dit zeker niet in de wind.
• Ook niet onbelangrijk is om hen te laten voelen dat ze gehoord worden;
• Hiermee zal ook een sfeer van vertrouwen komen. En iedereen vind het toch fijn als je manager vertrouwen in je heeft?

Wekelijks wordt Recept Locatie in apotheken geïmplementeerd. Hiermee brengen we altijd een verandering te weeg in de apotheek. Waar de ene assistent een verandering prettig vindt, vindt de ander dat gewoon lastiger. Wat we ook heel goed begrijpen. Gelukkig is het wel altijd een verbetering die we meebrengen.

De daadwerkelijke implementatie is dan ook pas het eindstation. Nou ja, eigenlijk het begin van een nieuwe fase. Maar vanaf het moment dat de apotheek kiest voor Recept Locatie, voeren we de verandering geleidelijk door. Onze relatiemanager Maud: “We nemen het apotheekteam mee in wat er allemaal gaat gebeuren. Dit doen we in verschillende sessies online en op locatie. Daarin zijn we superduidelijk in wat er allemaal gaat gebeuren, wat de apotheek precies kan verwachten van het proces, maar ook juist wat wij van hen verwachten. Ik heb zelf deze veranderingen in de apotheek ook ervaren. De uitdaging om mijn kennis en ervaring toe te passen in het veranderproces en te delen met het apotheekteam, geeft mij energie.”

We maken het verschil door te laten zien dat er begrip is. Bijna iedereen waarmee je te maken krijgt binnen Apotheek Partners heeft zelf ook in de apotheek gewerkt. Sommigen tot maar heel kort geleden en hebben zelf een dergelijke implementatie ook meegemaakt. We nemen je mee en leggen uit waarom we doen wat we doen. En ja, ook wij leren nog elke dag. Juist van apotheken en alle mooie gesprekken die we voeren.

Onze relatiemanager Linda, die ook verantwoordelijk is voor de perfecte implementatie, vat dit mooi samen: “samen komen is een begin, samen blijven is vooruitgang, samenwerken is succes!”.