Deelleveringen: ze bezorgen elke apotheek hoofdpijn. Patiënten bellen omdat ze niet snappen waar de rest van hun medicatie blijft of staan te vroeg aan de balie. En jij? Jij hebt geen idee waar je het moet zoeken. Gelukkig is er het Digitale Bestelbakje van Recept Locatie. Tijdens ons laatste webinar lieten Maud en Kim zien hoe deze tool jouw apotheek rust geeft. We nemen je in dit blog mee in de belangrijkste inzichten en praktische tips uit het webinar, zodat jij nooit meer de controle over je deelleveringen kwijtraakt.
Wie waren erbij?
Met 48 deelnemers aan het webinar kunnen we wel zeggen dat de belangstelling groot was! De meeste deelnemers waren apothekersassistenten, maar ook apothekers en farmaceutisch managers schoven aan. Een mooie mix dus. Uit de polls bleek dat veel deelnemers al gebruik maken van Digitaal Recept of het Patiënt Dashboard, maar het Digitale Bestelbakje was voor velen nog onbekend terrein. Toch was de interesse groot: een teken dat apotheken echt op zoek zijn naar oplossingen voor het foutloos verwerken van deelleveringen.
En de resultaten? Die mochten er zijn. Het webinar scoorde een keurige 8.0 als rapportcijfer en bij de afsluitende quiz bleek dat de belangrijkste inzichten goed waren blijven hangen. Doel bereikt!
Het probleem: de deelleveringen
Iedere apotheek kent de uitdaging van deelleveringen. Een patiënt komt z’n medicatie ophalen, maar niet alles is binnen. Wat doe je dan?
Scenario 1: Je plaatst het recept in de afhaalkast.
Dit klinkt handig, maar je komt al snel in de problemen:
- De patiënt krijgt een melding dat z’n hele recept klaarstaat, terwijl dat niet zo is.
- Bij afhalen geef je slechts een deel mee, maar moet je het recept in zijn geheel afmelden. Het resultaat? Het recept verdwijnt uit je systeem, terwijl er nog geneesmiddelen moeten komen.
- Gevolg: de patiënt belt later op, en jij zoekt je suf naar de ontbrekende geneesmiddelen.
Scenario 2: Je plaatst het recept niet in de afhaalkast.
Dit lijkt een veiligere optie, maar zorgt alsnog voor chaos:
- De patiënt krijgt namelijk geen melding en belt daarom op of staat te vroeg aan de balie.
- Gevolg: onnodige drukte, terwijl de rest van het team al overloopt van het werk.
Kortom: beide scenario’s zijn frustrerend voor de patiënt en voor jou.
Het 5-stappenplan voor het Digitale Bestelbakje
Met het Digitale Bestelbakje voorkom je deze problemen. Het is een overzichtelijke tool waarmee je precies kunt bijhouden wat geleverd is, wat nog onderweg is en wat nazending is. Dit betekent niet alleen meer rust, maar ook een flinke tijdsbesparing voor je team.
Hoe werkt het? Met dit 5-stappenplan blijf je altijd de baas over je deelleveringen:
- Het recept aanschrijven in het AIS.
Geen verrassingen hier: start met het reguliere proces in je AIS. - Markeer in het AIS wat nog in bestelling of nazending is.
Kim benadrukt :“Dit is cruciaal om te voorkomen dat een recept onterecht als compleet wordt verwerkt.”
- Pak de MijnWebscanner, scan het recept, kies een locatie en geef aan wat aanwezig is.
Gebruik hiervoor één van de drie nieuwe locaties: niks leverbaar, gedeeltelijk leverbaar of nazending. Tip van Maud:“Onthoud het met dit ezelsbruggetje: X is niks, Y hoort erbij, N is nazending.”
- Geef de deellevering af aan de balie.
De patiënt krijgt alvast wat hij nodig heeft, zonder dat jij overzicht verliest. - Scan het recept in de afhaalkast zodra het compleet is.
Zo weet iedereen dat het recept pas volledig is afgehandeld wanneer álles klaarstaat.
Veel gestelde vragen uit het webinar
Tijdens het webinar kwamen natuurlijk veel praktische vragen binnen. We zetten de belangrijkste voor je op een rij:
“Wat doe ik als een patiënt aan de balie staat en het recept nog niet compleet is?”
Kim: “Scan wat wél beschikbaar is in het Digitale Bestelbakje, geef dit mee, en laat de rest in nazending staan. Zodra alles compleet is, krijgt de patiënt automatisch een update.”
“Hoe weet de patiënt wat klaarstaat?”
Kim: “Via Mijn Recept Locatie kan de patiënt zelf zien welke geneesmiddelen klaarliggen en wat nog in nazending is. Dit voorkomt onnodige telefoontjes en baliebezoeken.”
“Kan ik het Digitale Bestelbakje gebruiken zonder scanner?”
Maud: “Ja, dat kan! Je kunt ook via een computer in de browser werken en recepten handmatig toewijzen aan de juiste locatie.”
“Hoe implementeer ik deze werkwijze in mijn apotheek?”
Kim: “Begin klein en bespreek de nieuwe werkwijze met je team. Onze instructievideo’s helpen je op weg. Bovendien staan wij klaar om je hierbij te ondersteunen.”
Klaar voor meer overzicht en minder chaos?
Het Digitale Bestelbakje is de oplossing om chaos rondom deelleveringen te voorkomen. Zoals Maud het mooi samenvatte tijdens het webinar:
“Het Digitale Bestelbakje is een kleine verandering in je workflow, maar levert enorme rust en overzicht op voor jou en je patiënten.”
Wil jij ook rust in je apotheek? Neem dan contact op met onze servicedesk via de chat op deze pagina. Samen zorgen we ervoor dat jij nooit meer deelleveringen kwijtraakt!
